會議(yì)服務(wù)

新(xīn)聞發布服務(wù)

會議(yì)服務(wù)是指會場(chǎng)有一(yī)些(xiē)從事(shì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的工作(zuò)人(rén)員(yuán)，通常被稱為(wèi)“會議(yì)官員(yuán)”（conference officers）。這(zhè)些(xiē)人(rén)員(yuán)要通曉外語，熟悉國際會議(yì)的程序，一(yī)般都經過培訓。他（她）們似乎做的都是一(yī)些(xiē)具體(tǐ)服務(wù)工作(zuò)，但(dàn)卻是保證會議(yì)順利進行不可缺少的環節。國際機構的常設秘書處還設有專門負責會議(yì)服務(wù)（conference service）的部門，對會議(yì)官員(yuán)有一(yī)整套嚴格的要求。

服務(wù)的範圍

一(yī)、會議(yì)開始前，負責與會人(rén)員(yuán)的注冊登記，包括簽到和領取代表證件、會議(yì)文件及紀念品等；

二、每次會議(yì)開始前，在進門處檢查與會人(rén)員(yuán)證件；會議(yì)開始後，将攝影、文字及攝像記者請出會議(yì)廳室，将會議(yì)廳室的大門關(guān)上(shàng)；

三、迎接嘉賓，引導代表等至指定席位；

四、記錄會議(yì)的進行過程及代表的發言内容；

五、對要求發言的代表進行登記，及時(shí)将名單按報(bào)名先後順序送交會議(yì)主持人(rén)或會議(yì)秘書。注意記錄下(xià)代表的姓名，所代表的國家或機構及發言順序的先後要求。有的代表要求靠前安排發言時(shí)間(jiān)，有的要求靠後，有的要求居中，有的不提要求。

六、在場(chǎng)内分(fēn)發代表發言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發言稿通常在該代表發言期間(jiān)分(fēn)發，如(rú)稿件未到，可在主持人(rén)發言小結時(shí)分(fēn)發，或在下(xià)次會議(yì)開始前分(fēn)發。為(wèi)保證記錄的準确性，如(rú)代表系臨時(shí)發言且有手稿，可在其發言後向其暫借，複制後随即退還；

七、随時(shí)準備提供必要的會議(yì)文件及有關(guān)資料，供討(tǎo)論時(shí)參閱；

八、每次會議(yì)開始前檢查燈光、室溫、衛生(shēng)、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人(rén)用）木槌、投影設備等是否均已符合要求；

九、接聽(tīng)緊急電話(huà)并通知所要求的通話(huà)人(rén)。會議(yì)廳室内的電話(huà)機通常隻閃光而無鈴聲。秘書接話(huà)應輕聲。其他人(rén)員(yuán)應在會議(yì)廳室外的分(fēn)機接話(huà)，以免幹擾會場(chǎng)。

十、會議(yì)服務(wù)負責人(rén)要檢查各類工作(zuò)人(rén)員(yuán)如(rú)同聲傳譯譯員(yuán)、警衛、電工等是否均已到位；各種設施如(rú)電力、空調、音(yīn)響、通風(fēng)、同聲傳譯等是否均已通暢待用。

服務(wù)的流程

一(yī)般而言，作(zuò)為(wèi)專業的會議(yì)服務(wù)公司，對于會議(yì)服務(wù)流程的把握應該更專業更到位，會議(yì)服務(wù)流程大多經過以下(xià)幾個(gè)環節：

1、策劃作(zuò)為(wèi)專業的會展代理(lǐ)公司，我們提供會展企劃代理(lǐ)，告訴我們你的想法或者點子(zǐ)，我們為(wèi)你提供可行性方案、招展企劃、會議(yì)回執等等。

2、咨詢在此階段，我們将與委托方進行初步溝通，并就(jiù)委托方的一(yī)些(xiē)關(guān)心點提出自己的預案供選擇——譬如(rú)在預算(suàn)範圍内最适宜的會議(yì)場(chǎng)所、推薦參加者下(xià)榻的酒店(diàn)、選擇合适的餐飲場(chǎng)所及與預算(suàn)相适應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

3、考察如(rú)果您認為(wèi)溝通後可以相信我們，那麽我們可以進入這(zhè)個(gè)階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為(wèi)您提供的酒店(diàn)、會議(yì)場(chǎng)地、環境、交通車輛及會展設備細節等等，并在此階段就(jiù)服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進計劃、服務(wù)價格等内容進行深入探討(tǎo)，大緻明确雙方的責任與義務(wù)。

4、确定這(zhè)個(gè)時(shí)間(jiān)需要的是耐心與細緻——我們得一(yī)一(yī)推敲設想得流程及預案，盡可能(néng)把方案細化(huà)，然後以書面的形式确認雙方的權利、義務(wù)與責任，并簽署相關(guān)服務(wù)協議(yì)。

5、執行嚴格而又人(rén)性化(huà)地執行協議(yì)，将是雙方合作(zuò)精神的高度升華。不管設想如(rú)何完美，任何計劃都是存在纰漏的，需要合作(zuò)雙方本着合作(zuò)的理(lǐ)念，抛開暫時(shí)的不合，以會展的圓滿結局為(wèi)一(yī)緻奮鬥目标。在此期間(jiān)，雙方需要口頭或書面承諾原來(lái)協議(yì)以外的服務(wù)視(shì)為(wèi)協議(yì)的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負責人(rén)，所有臨時(shí)往來(lái)允許采取事(shì)前商(shāng)議(yì)、事(shì)後結算(suàn)的方式執行。

6、結算(suàn) 雙方财務(wù)人(rén)員(yuán)認真核對各類單據，嚴格按照協議(yì)執行核算(suàn)。

服務(wù)項目

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